0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Порядок работы с входящими документами

Порядок работы с входящими, исходящими и внутренними документами

Входящие документы — это документы, которые поступили на предприятие от внешних партнеров.

Входящие документы образуют три направления движения:

1)руководству организации, 2)руководству структурных подразделений, 3)непосредственно специалистам.

Задача службы ДОУ при работе с поступающими документами:

организовать учет поступления документов из всех источников, организовать их первичную обработку, координировать движение документов.

Первичная обработка поступивших документов сводится к следующему:

  • 1. Прием. Проверка правильности доставки.
  • 2. Проверка целостности упаковки, сохранности печатей. Вскрытие.
  • 3. Контроль почты: проверка правильности адресования; проверка согласования даты письма с датой почтового штемпеля; проверка комплектности и сохранности вложений.
  • 4. Присвоение документу входящего номера, проставление штампа о получении документа.
  • 5. Сортировка документов на регистрируемые и нерегистрируемые.
  • 6. Сортировка документов по адресам.

Организация первичной обработки документов позволяет выделить первичные потоки поступивших документов: в адрес руководства организации, руководства структурных подразделений, исполнителей.

Движение документов задается резолюцией руководителя.

Работа с входящими документами:

  • 1) Прием документов, проверка правильности адресования, приложений 2) Сортировка, распределение (Передача нерегистрируемых документов в структурные подразделения)
  • 3) Постановка входящего номера
  • 4) Регистрация (Передача зарегистрированных документов заместителям директора, в структурные подразделения, исполнителям)
  • 5) Передача руководителю
  • 6) Рассмотрение руководителем
  • 7) Внесение сведений из резолюции в регистрационную форму
  • 8) Передача исполнителю
  • 9) Контроль исполнения
  • 10) Исполнение
  • 11) Подшивка в дело.

Внутренние документы данные документы используются для организации работы предприятия.

Работа с внутренними документами предприятия включает следующие основные этапы:

  • 1) получение распоряжения на подготовку (разработку и оформление) документа;
  • 2) изучение материалов, относящихся к вопросу, освещаемому в документе;
  • 3) составление проекта (чернового и уточненного) документа (набор текста и печать);
  • 4) согласование проекта документа (при необходимости — корректировка по результатам согласования);
  • 5) представление документа на подпись (утверждение);
  • 6) передача на регистрацию (при необходимости — также на тиражирование);
  • 7) передача документа должностным лицам (структурным подразделениям) предприятия для руководства в повседневной работе; 8) помещение в дело.

Исходящие документы: большинство исходящих документов являются ответом организации на соответствующие входящие документы. Работа с исходящими документами:

  • 1) Составление проекта исходящего документа
  • 2) Проверка правильности оформления (Неоформленные или неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку в структурные подразделения)
  • 3) Согласование документа
  • 4) Подписание
  • 5) Регистрация
  • 6) Отправка документов
  • 7) Подшивка второго экземпляра документа.

Документы, переданные на отправку, обрабатываются и отправляются в тот же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня.

Вывод. Документы организаций можно разделить на три группы: входящие, исходящие и внутренние. Работа с документами каждой группы имеет свои особенности. В крупных организациях приемом и первичной обработкой корреспонденции занимается специальное структурное подразделение (экспедиция), в небольших корреспонденция доставляется секретарю руководителя организации.

Порядок работы с входящими документами в компании

Входящие документы – это документы, поступающие на предприятие извне по различным каналам связи.

Прием и обработка поступающих (входящих) документов осуществляется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства. Входящие документы могут быть доставлены почтой, курьером, поступить в виде факсимильного или электронного сообщения.

Поступившие документы проходят следующие этапы:

Сопровождение и доставка с почтового узла (получение по другим каналам связи) в составе корреспонденции, поступившей в адрес предприятия.

— первичную обработку (распаковка, учет, сортировка на регистрируемые и нерегистрируемые);

— рассмотрение документов руководством, оформление резолюций;

— исполнение и контроль исполнения

— прием исполненного документа и снятие его с контроля;

— проставление отметки об исполнении документа;

— подшивку документов в дела, последующая работа с ним, текущее и архивное хранение, уничтожение и списание.

Первичная обработка входящих документов заключается в проверке правильности адресования, количества листов поступившего документа, наличие приложений.[8, C. 28]

Вся поступающая в ООО «КРАВТ» корреспонденция принимается секретарем службы ДОУ.

Поступающая корреспонденция принимается и обрабатывается по вышеизложенной схеме, как правило, в день поступления. До вскрытия почтовой корреспонденции проверяется правильность ее доставки (по адресу на конверте (пакете)) и целостность упаковки. Неправильно доставленная корреспонденция направляется по назначению, при невозможности установления адресата – возвращается отправителю с пометкой на конверте (пакете) «Ошибочно доставлено».

Поступившие конверты (пакеты) вскрываются, за исключением присланных с пометкой «Лично». Такие конверты (пакеты) после регистрации по данным на конверте (пакете) без вскрытия передаются адресату.

Конверты (пакеты), как правило, уничтожаются, за исключением следующих случаев:

— если дата почтового штемпеля необходима как свидетельство даты отправки или получения документа;

— если дата документа существенно отличается от даты его получения;

— если в полученном документе нет обратного адреса отправителя или отсутствует реквизит «дата документа».

— В указанных случаях конверт (пакет) приобщается к документу и, после исполнения документа, подшивается вместе с ним в дело.

В случае отсутствия в конвертах (пакетах) приложений, о которых указано в документе, или отдельных листов текста отправителю направляется письменный запрос или сообщается об этом по телефону, а на документе делается отметка «Приложения затребованы» с указанием даты запроса.

На всех документах в правом нижнем углу первого листа ставится регистрационный штамп. Если корреспонденция не вскрывается, штамп проставляется на конвертах (пакетах). В регистрационном штампе указывается наименование подразделения, зарегистрировавшего документ, дата получения и, при необходимости, количество листов основного документа и приложения.

На документах, подлежащих хранению в службе ДОУ, проставляется отметка или штамп «Вернуть в службу ДОУ».

Нерегистрируемые документы направляются по назначению в структурные подразделения. Перечень документов, неподлежащих регистрации находится в службе ДОУ организации. (См. Приложение 1)

Регистрация входящих документов осуществляется службой ДОУ. [10, C. 6]

Регистрационным номером входящего документа является его порядковый номер по журналу регистрации, возрастающий в пределах года, дополненный индексом канцелярии по номенклатуре дел и индексом дела по номенклатуре, в котором будет подшиваться данный документ. Регистрационный номер переносится в регистрационный штамп. [17, C. 105]

Например, регистрационный номер входящего документа в ООО «КРАВТ» будет следующим: 06-02/135, где 06 – индекс службы ДОУ, 02 – индекс дела «Входящие письма», 135 – порядковый номер по журналу регистрации.

После регистрации копия входящего документа обязательно сохраняется в службе ДОУ и подшивается в соответствующее дело.

После регистрации документы в день их поступления передаются на рассмотрение директору, его заместителям согласно установленному распределению должностных обязанностей, начальникам структурных подразделений в соответствии с их компетенцией, или непосредственно сотруднику, которому адресован входящий документ.

Срочные документы передаются на рассмотрение по мере получения. Документами срочного характера являются документы, которые положительно повлияют на текущую или будущую деятельность организациии требующие незамедлительного рассмотрения в настоящий момент.

Документы, предназначенные к рассмотрению директором, заместителями директора и руководителями структурных подразделений, подаются секретарем службы ДОУ ежедневно с 14:00 до 15:00.

Помощник руководителя осуществляет полистный просмотр документов, переданных на рассмотрение директору и заместителю директора по финансам и экономике, с целью выявления неправильно оформленных документов или не полностью оформленных, а также отсутствия всех необходимых резолюций.

Руководители рассматривают документы в день их поступления.

Результаты рассмотрения документов отражаются в форме резолюции, которая должна содержать ясное и исчерпывающее указание о порядке и характере исполнения документов и исполнителях.

В состав резолюции должны входить следующие элементы: инициалы и фамилия исполнителя (исполнителей), задание, сроки его исполнения (при необходимости), подпись, дата.

Фамилия исполнителя секретарем службы ДОУ переносится в журнал регистрации входящих документов.

Далее секретарь службы ДОУ передает документ в соответствующее структурное подразделение, а при наличии нескольких исполнителей – ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым.

При необходимости срочного исполнения или ознакомления с документом нескольких структурных подразделений или должностных лиц в службе ДОУ делается и направляется на исполнение необходимое количество копий (по числу исполнителей).

Ответственный исполнитель должен быть ознакомлен первым. Он должен определить дальнейший порядок и сроки прохождения документа.

Движение документа в процессе его исполнения (ознакомления) фиксируется в журнале регистрации входящих документов. Документ, направленный на исполнение в структурное подразделение, может быть передан в другое структурное подразделение только с разрешения руководителя, написавшего резолюцию, с обязательным уведомлением службы ДОУ о движении документа.

188.64.169.166 © studopedia.ru Не является автором материалов, которые размещены. Но предоставляет возможность бесплатного использования. Есть нарушение авторского права? Напишите нам | Обратная связь.

Отключите adBlock!
и обновите страницу (F5)

очень нужно

Работа с входящими документами

Входящие документы — это документы, которые поступают в организацию (на предприятие) из других организаций по разным каналам связи.

Входящие документы могут быть доставлены почтой, курьером, поступить в виде факсимильного или электронного сообщения.

Поступившие документы проходят следующие этапы:

  • 1) первичную обработку;
  • 2) предварительное рассмотрение, разметку;
  • 3) регистрацию;
  • 4) рассмотрение документов руководством;
  • 5) направление на исполнение;
  • 6) контроль исполнения;
  • 7) исполнение документов;
  • 8) подшивку документов в дела.

Первичная обработка входящих документов заключается в проверке правильности адресования, количества листов поступившего документа, наличия приложений. При отсутствии приложений или листов документа ставится в известность отправитель и делается отметка на самом документе и в журнале регистрации входящих документов в графе «Примечание». Если полученный факс полностью или частично не читаем, об этом также ставится в известность отправитель.

При обработке поступающей корреспонденции необходимо соблюдать право граждан на тайну переписки. Работник, получающий входящие документы, не вскрывает письма, имеющие пометку «Лично» («Private»). Корреспонденция, имеющая пометку «Конфиденциально», обрабатывается тем сотрудником, который имеет к ней допуск.

Предварительное рассмотрение входящих документов проводится с целью распределения документов на регистрируемые и нерегистрируемые документы.

На регистрируемых документах проставляется автоматическим нумератором реквизит «отметка о поступлении документа в организацию», содержащий входящий номер документа и дату поступления, при необходимости — часы и минуты. Отметка о поступлении не проставляется на приложениях к документу, а также проспектах, каталогах и других материалах, не подлежащих регистрации.

Читать еще:  Можно ли подкрашивать номера на машине

Секретарь-референт или работник службы делопроизводства должен осуществлять «фильтрацию» входящих документов, направляемых руководителю. Руководителю предприятия должны передаваться на рассмотрение наиболее важные и срочные из поступивших документов. Эти документы складываются секретарем в специальную папку для последующего доклада руководителю. Остальные документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, могут быть переданы заместителю руководителя предприятия, в структурные подразделения или сразу исполнителям. При современной организации труда и росте квалификации работников количество документов, передаваемых непосредственно в структурные подразделения или исполнителям, будет увеличиваться.

На документах, передаваемых в структурные подразделения, в правом верхнем углу первого листа секретарем-референтом проставляется условное обозначение структурного подразделения, например: «ОР» — отдел рекламы или 05 — номер (шифр) этого подразделения. При передаче документов непосредственно заместителям руководителя или исполнителям указываются их фамилии или инициалы.

В ряде организаций применяется условное обозначение руководящих должностных лиц, которое используется при разметке и направлении документов, например, 01 — генеральный директор, 02 — зам. директора и т. п.

При наличии в организации локальной сети прием-передача документов осуществляется с помощью ПК.

В значительной степени облегчает процесс предварительного рассмотрения документов настольное устройство сортировки. Это устройство состоит из лотков (секций), имеющих этикетки с условным обозначением руководителей предприятия, структурных подразделений или исполнителей. Поступающие документы просто раскладываются по соответствующим секциям. При небольшом объеме документов для этих целей можно также использовать специальные папки с разделителями.

При предварительном рассмотрении выясняется также, не нуждаются ли документы, передаваемые руководству предприятия, в подборе дополнительных материалов (предыдущей переписки, контрактов, нормативных документов и т.д.). Эти документы подбираются секретарем-референтом и передаются вместе с входящим документом руководителю. Если в обязанности секретаря-референта входит доклад о поступивших документах, ему необходимо самому предварительно ознакомиться с этими материалами.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, имеющие в адресе указание структурного подразделения или фамилию работника предприятия.

Передача входящих документов на рассмотрение руководству должна осуществляться после регистрации.

После регистрации документы передаются для ознакомления и принятия решения руководителю предприятия. Принятие управленческого решения по конкретному документу — одна из основных функций руководителя, центральное, решающее звено в технологии управления.

При рассмотрении документов руководитель должен придерживаться рекомендаций, соблюдение которых позволяет ускорить прохождение документов, избежать сбоев в обработке документов, создать условия для их своевременного и качественного исполнения. Руководитель должен рассматривать документы в день их поступления и в тот же день (в крайнем случае, на следующий день) возвращать секретарю-референту.

Рассматривая входящий документ, руководитель должен определить исполнителя, дать четкие и конкретные указания по исполнению документа и установить реальные сроки.

С резолюцией руководителя документ передается ответственному исполнителю под расписку в журнале регистрации входящих документов с проставлением исполнителем даты получения. Для исключения потерь перемещение документов между исполнителями осуществляется через ОДО или секретаря-референта с фиксацией факта передачи в журнале регистрации.

Для обеспечения оперативного исполнения документа одновременно несколькими исполнителями секретарь-референт размножает входящий документ и передает копии исполнителям.

Документ находится в работе у исполнителя до окончательного решения вопроса. Когда работа над документом завершена (составлен ответный документ, выполнено конкретное действие, задание), на документе исполнителем проставляется реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело». После этого поступивший документ для справочной работы подшивается в дело с заголовком «Переписка с внешними организациями за 2011 г. (входящие)».

Работа с входящими документами

Автор: Пластинина Н.В.

Первичная обработка (сортировка) документов

Любая организация, контактируя с контрагентами в производственной, торговой, хозяйственной сфере, с контролирующими органами, имеет дело с входящей корреспонденцией. Если не упорядочить процесс с входящими документами, то очень быстро наступит момент неразберихи: все будет теряться, в срок не выполняться, могут возникнуть штрафы, пени, иные санкции по обязательным платежам в бюджет и по оплате в рамках договорных отношений с партнерами.

Обработка входящих документов – необходимый и важный участок работы секретаря/делопроизводителя. Для облегчения внедрения в новую организацию порядка работы с входящими документами, упорядочения процесса и обеспечения его прозрачности, разберем, как лучше организовать работу на данном участке.

Входящие документы – это документы, поступающие на предприятие по различным каналам связи.

Варианты поступления входящих документов различны:

– по электронной почте,

– через сайт компании, форму обратной связи,

– в виде телефонограммы,

– лично автором входящего документа.

Все входящие документы в общей системе документооборота в организации проходят несколько этапов, каждый из которых мы разберем более подробно.

Этап 1: получение корреспонденции.

В каждой организации он может быть построен по-разному. Существенная часть документов приходит заказными письмами Почтой России. По сложившемуся порядку за этими письмами (в том числе если они проходят на А/Я (абонентский ящик, арендованный организацией на каком-либо почтовом отделении) нужно будет кому-то идти в почтовое отделение по местонахождению организации и их получать. Для этого работнику организации необходимо предъявить сотруднику почты извещение о прибывшем отправлении (приносят почтальоны) и доверенность. Любому сотруднику, не обладающему полномочиями на получение корреспонденции для организации, прибывшее отправление на почте не отдадут.

Чаще всего организации при увеличении документооборота приходят к выводу о необходимости освобождения секретаря/делопроизводителя от этой обязанности – чуть ли не ежедневного похода на почту. И либо перепоручают это другому сотруднику (например, нанимают курьера на полставки), либо идут по пути неофициальной договоренности с местным почтальоном о персональной доставке корреспонденции для своей организации.

Этап 2: первичная обработка входящей корреспонденции

Первичная обработка входящей корреспонденции осуществляется в день ее приема. При доставке в нерабочее время – на следующий рабочий день.

Первичная обработка включает в себя всю подготовительную процедуру:

2.1. Проверка правильности указания адресата.

Нередко почта ошибается – по адресу вашей организации может быть доставлен пакет для другого адресата с другим адресом. Не вскрывайте такой пакет. Отложите его для возврата на почту.

2.2. Вскрытие конверта. Конверты с деловыми письмами желательно вскрывать канцелярским ножом или портативным конвертовскрывателем, так как при распространённом отрыве поперечного края письма весьма вероятно повреждение части документа вместе с подписями и печатями. Хотя работать канцелярским ножом еще надо приноровиться, да и по времени это более затратно, такой способ вскрытия конвертов – более надежный и практически гарантирует сохранность входящего документа без повреждений.

Не распаковываются конверты с пометками «Конфиденциально», «Лично», «Коммерческая тайна». Эти отправления регистрируются на самом конверте без вскрытия, и передаются адресату.

2.3. Проверка количества поступившего в отправлении приложений. Зачастую документ прибывает в организацию с сопроводительным письмом. А бывает, что сопроводительное есть, а приложений к нему, указанных в сопроводительном письме, – нет. Очень редко, но при наличии спорных ситуаций с контрагентами бывает ситуация, когда при вскрытии заказного письма обнаруживается… чистый лист бумаги. В этом случае в целях исключения риска появления претензий со стороны корреспондента, риска оспаривания факта неполучения нужного письма/приложений к письму, необходимо немедленно (. ) составить комиссионный акт о недовложении. (см. Образец № 1)

_________________________________________________________

Общество с ограниченной ответственностью «Элеганс»

ОГРН 1047205402876 ИНН 4723075693 КПП 472301001

р/с 407 028 108 155 400 004 22 в Филиале № 4716 Банка ВТБ (ПАО) г. Кириши

к/с 301 018 104 220 23601 926 БИК 043 601 926

187110, г. Кириши, 1-й Вакуровский проезд, д. № 5 тел. ХХ-ХХ-ХХ

о недовложении в отправление

Г. Кириши «15» февраля 2018

«15» февраля 2018 года в секретариат ООО «Элеганс» сотрудником Почты России было доставлено заказное письмо от ИП Казарин А. Н., адрес отправителя: г. Москва, Маяковский тупик, д. 13, кв. 2 (дата регистрации отправления 10.02.2018г., дата поступления на почтовое отделение № 187110 – 14.02.2018, почтовый идентификатор 77700875612345)

Работниками ООО «Элеганс»:

секретарем Тимошкиной А. А.,

инспектором по кадрам Ивановой И. Л.,

заведующим хозяйством Коноваловым М. О.

при вскрытии конверта установлено, что в конверт вложен неполный пакет документов.

Варианты записи:

в приложенном к сопроводительному письму пакете документов отсутствует приложение № 01 «Акт сверки взаиморасчетов 1л. в 2 экз.»;

приложения к сопроводительному письму, указанные в качестве 11 документов на 14 листах отсутствуют в полном объеме;

в отправление вложена газета «Извести» № 14/547 от 09.01.2018г. 1, 2 стр.;

какое-либо вложение в конверте отсутствует;

Отправление принято с неполным пакетом документов.

Порядок работы с входящими документами

Порядок работы с входящими документами

1.1 Область применения

1.1.1 Настоящий Порядок относится к документационному обеспечению управления и устанавливает общие требования к выполнению основных этапов документооборота внешних исходящих и входящих документов, их архивного хранения, способов и средств связи с внешними организациями.

1.1.2 Требования настоящего Порядка должны знать и использовать в работе:

— секретари и помощники руководителей структурных подразделений;

— Специалист по документообороту АдмО;

— Руководитель группы ГДР АдмО;

1.1.3 Настоящий Порядок отменяет действие Порядка информационного обмена с контрагентами, ПР-502 от 24.07.2002.

1.2 Нормативные ссылки

В настоящем Порядке использованы ссылки на следующие документы:

1. Инструкция пользователя по процессу «Работа с входящими документами» в ООО "ХХХ" в СЭД «Директум», 2010.

2. Инструкция пользователя по процессу «Работа с исходящими документами» в ООО "ХХХ" в СЭД «Директум» », 2010.

1.3 Термины, определения и сокращения

По направленности документы делятся на исходящие и входящие.

Внешний документ — документ, направленный или полученный за пределы/пределами организации, в которой он создан.

Внешний исходящий документ — документ, выполненный на фирменном бланке Компании, имеющий подпись Генерального директора или уполномоченного должностного лица, зарегистрированный в установленном порядке и служащий одним из средств коммуникации с внешними организациями. Право подписи исходящих документов имеют должностные лица, занимающие должность не ниже Начальника отдела или лица, замещающее его.

ВНешний входящий документ – документ, поступивший в Компанию из внешней организации.

В настоящем документе применяются следующие термины и определения:

ГД – Генеральный директор.

Читать еще:  Особенности полной и частичной замены масла в АКПП

ГДР АдмО – группа документооборота и регламентации Административного Отдела.

ЗГД по персоналу — Заместитель генерального директора по персоналу.

СЗ — служебная записка.

П/о – почтовое отделение.

2 Общая характеристика процесса работы с исходящими документами

2.1 Цель и задачи процесса

Целью процесса является обеспечение информационного обмена компании с внешними организациями.

Задачами процесса являются:

— разработка, согласование и подписание исходящих документов

— прием документов на архивное хранение, архивное хранение документов в ГДР АдмО, допуск к документам, находящимся на архивном хранении

— уничтожение документов в бумажной форме с истекшим сроком хранения.

2.2 Условия выполнения процесса

2.2.1 Условия начала

Процесс начинается с момента:

— инициации создания исходящего документа;

— в плановом порядке;

— в оперативном порядке.

2.3.2 Условия завершения

Процесс заканчивается ознакомлением с РД всех сотрудников Компании, указанных в списке доведения.

2.3.3 Условия отмены

Процесс отменяется в случае принятия решения о нецелесообразности разработки РД. Такое решение может быть принято:

— на этапе согласования:

O руководителем подразделения-разработчика;

O нормоконтролером проекта — сотрудником ГДР АдмО;

O дополнительно согласующими должностными лицами,

— на этапе подписания РД:

O подписывающим должностным лицом.

3 Издание, регистрация, хранение исходящих и входящих документов

3.1 Издание исходящих документов

Действие
Кто выполняет
Срок выполнения

Получение задачи на подготовку документа

По получению задания

Не более 1 рабочего дня с момента получения задания

Согласование (внесение, в случае необходимости, изменений во взаимодействии с другими должностными лицами)

Должностные лица, согласующие документы

Не более 1 рабочего дня с момента получения

Подписание у Генерального директора(или у уполномоченного лица)

Не более 1 рабочего дня с момента получения

Регистрация в ГДР АдмО

Специалист по документообороту ГДР АдмО

3.2 Регистрация и хранение исходящих документов

3.2.1 Вся исходящая корреспонденция регистрируется в ГДР АдмО в СЭД «Директум», согласно Инструкции пользователя по процессу «Работа с исходящими документами» в ООО "ХХХ" специалистом по документообороту ГДР АдмО. Не зарегистрированный в ГДР АдмО документ считается недействительным. Регистрация исходящего документа осуществляется путем:

— ежегодной сквозной нумерации;

— проставления даты регистрации;

— занесения данных об исходящем документе.

3.2.2 После присвоения исходящего номера и заполнения электронной карточки РКК в СЭД «Директум», согласно Инструкции пользователя по процессу «Работа с исходящими документами» в ООО "ХХХ", оригинал документа возвращается исполнителю. Исполнитель делает сканированную копию документа, пересылает ее специалисту по документообороту ОДР АдмО. После этого сканированные копии документов «привязываются» специалистом по документообороту ГДР АдмО к электронной карточке РКК в СЭД «Директум», согласно Инструкции пользователя по процессу «Работа и исходящими документами» в ООО "ХХХ", где хранятся в течении 5 лет, в отдельных случаях «до минования надобности».

3.2.3 Документы к отправке готовятся в структурных подразделениях исполнителями, подписываются у руководителей и конвертируются секретарями структурных подразделений, либо помощниками менеджеров, в зависимости от содержания, степени конфиденциальности и. т.п. Прием корреспонденции для отправки экспресс — почтой осуществляется ежедневно до 16:30.

3.2.5 При оформлении международных отправлений адрес получателя указывается латинскими буквами на английском языке, с указанием страны, города, код города, улицы, дома, компании, фирмы, контактной персоны, телефона получателя. Передавать документы для отправки в открытом виде, а так же без указания точных почтовых адресов получателя и отправителя на конвертах запрещается. Экспресс-почта не осуществляет доставку денег, кредитных карт, векселей и пр.

3.2.6 На заказную корреспонденцию специалистом по документообороту ГДР АдмО составляется реестр рассылки, который датируется, подписывается специалистом ГДР АдмО и подшивается в папку для хранения. Оригиналы реестров хранятся в архиве ГДР АдмО в течении 1 года. Простая корреспонденция отправляется без реестра. Для корреспонденции, отправляемой экспресс–почтой специалистом по документообороту ГДР АдмО заполняется квитанция с полной информацией о получателе и передается курьеру на пост №1. Вся простая и заказная корреспонденция отправляется через п/о «Почта России» специалистом по документообороту ГДР АдмО ежедневно утром.

3.2.7 В тех случаях, когда конверт (пакет) для отправки оформлен неверно, его возвращают исполнителю, через секретаря подразделения или помощника менеджера, для устранения недочетов.

3.3 Регистрация входящих документов

3.3.1 Входящая корреспонденция делится на простую и официальную, (адресованную ГД), требующую рассмотрения, вынесения резолюции, ответа на запрошенную информацию. Поступающая в ООО "ХХХ" документация является служебной и подлежит регистрации, что предусматривает вскрытие конвертов. Содержимое конвертов подлежит учету вне зависимости от источника и способа доставки (почта, оказия, курьер, телефонограмма, факс и пр.). Конверты, поступившие в ООО "ХХХ" в запечатанном виде не вскрываются для регистрации, если адресатом является Генеральный директор, Члены Совета Директоров, члены Совета Правления, если стоит гриф «Конфиденциально» на конверте с указанием фамилии получателя.

3.3.2 Регистрация входящей корреспонденции осуществляется как на бумажном носителе, так и в СЭД «Директум», в зависимости от ее типа. Простая входящая корреспонденция регистрируется в журнале «входящая корреспонденция», официальная документация регистрируется в СЭД «Директум», согласно Инструкции пользователя по процессу «Работа с входящими документами» в ООО "ХХХ".

3.3.3 Каждому документу, поступающему в ГДР АдмО, присваивается порядковый номер/сокращенное название отдела, в пределах регистрируемого массива документов. Для официальных писем специалистом по документообороту ГДР АдмО заводится карточка РКК в СЭД Директум, согласно Инструкции пользователя по процессу «Работа с входящими документами» в ООО "ХХХ", где проставляется порядковый входящий номер, дата регистрации, краткое содержание документа, определяется местонахождение документа, кому он будет передан, после этого к карточке РКК специалистом по документообороту ГДР АдмО прикрепляется копия сканированного документа для хранения в архиве СЭД «Директум» ГДР АдмО. Хранятся данные документы в течение 5 лет.

3.3.4 Информационные документы, присланные для сведения, а также поздравительные открытки, пригласительные билеты, печатные издания, рекламные извещения, корреспонденция личного характера не подлежат обязательной регистрации в ГДР АдмО.

3.4 Порядок получения почтовых отправлений в отделениях связи

3.4.1 Ежедневно, утром, до 10 часов, специалист по документообороту ГДР АдмО получает и отправляет в почтовом отделении корреспонденцию для ООО "ХХХ", а также для «ООО "ХХХ"» и ДЗО сегмента «Дистрибуции». Заказные, простые, ценные письма, телеграммы, посылки, бандероли, извещения и уведомления на регистрируемые почтовые отправления и т. п., специалист по документообороту ГДР АдмО получает на основании доверенности, оформленной на специалиста ГДР АдмО, (на ведение дел, которая хранится в отделении связи). Оформляется данная доверенность на текущий год.

3.4.2 Заказная корреспонденция выдается почтовым отделением по реестру п/о. Специалист по документообороту ГДР АдмО удостоверяется в наличии писем, сверяя номера заказной корреспонденции с номерами, указанными в реестре, расписывается в реестре, копия которого остается в почтовом отделении. Оригинал реестра хранится в ГДР АдмО в течение года.

3.4.3 Посылки и бандероли регистрируются специалистом по документообороту ГДР АдмО в журнале «входящая корреспонденция» и не вскрывая передаются через секретарей структурных подразделений.

3.4.4 Телеграммы для ООО "ХХХ" получает специалист по документообороту ГДР АдмО в почтовом отделении, регистрирует в «Журнале регистрации» и передает под роспись секретарю подразделения.

3.4.5 Корреспонденцию, доставляемую в ООО "ХХХ" при помощи Курьерской службы, специалист по документообороту ГДР АдмО получает у охраны СБ на Посту №1, расписываясь в соответствующем журнале о получении. Сотрудник СБ осуществляет прием корреспонденции согласно «Инструкции по приему корреспонденции на Посту №1» рег.№ И-77 от 09.12.1999. Полученная от курьера корреспонденция регистрируется в ГДР АдмО специалистом по документообороту в установленном порядке, в журнале «Входящая корреспонденция», либо в СЭД «Директум», согласно Инструкции пользователя по процессу «Работа с входящими документами» в ООО "ХХХ", и передается в структурные подразделения через секретарей и помощников руководителей, либо через «Центр информационного обмена» (3 этаж).

4 Архивное хранение и уничтожение корреспонденции ООО "ХХХ"

1. информационные документы

2. поздравительные письма и пригласительные билеты

3. печатные издания

5. рекламные извещения

6. накладные, инвойсы

4.2 Право доступа к документам, хранящимся в архивах с грифом ДСП, имеет специалист по документообороту, руководитель группы и начальник АдмО. Выносить дела из помещения архива запрещается. Найденный документ из дела не изымается, а выдается его копия. Если возникает необходимость в выносе дела за пределы архива, на имя Начальника АдмО оформляется СЗ о выдаче дела. Изъятие документов из дел допускается в исключительных случаях и производится с разрешения Начальника АдмО, с обязательным составлением акта об изъятии с вложением листа – заменителя, на место изъятого документа.

4.3 Уничтожение документов по истечении срока хранения, производится после проведенной экспертизы ценности документов и на основании утвержденного Генеральным директором акта об уничтожении, составленного комиссией в составе не менее трех человек.

5 Порядок использования внешней электронной почты

5.1 Все электронные письма, входящие на адрес ежедневно обрабатываются и сортируются специалистом по документообороту ГДР АдмО.

5.2 Электронные письма не подлежат регистрации и архивированию, т. к. носят рекламный характер.

5.3 Письма без указания фамилии получателя отправляются специалистом по документообороту ГДР АдмО секретарям соответствующих подразделений, как с указанием фамилии получателя непосредственно на электронный адрес получателя.

5.4 Подозрительные письма не имеющие темы, без указания отправителя, с предупредительными анонсами антивирусной программы, не вскрываются и удаляются незамедлительно.

Читать еще:  Каршеринг в России История компании условия

6 Порядок оформления и подготовка к отправке подарков для клиентов

6.1 Если возникает необходимость произвести рассылку подарков для поздравления поставщиков, клиентов или иных контрагентов, специалистом подразделения, ответственным за отправку подарков подается список в ГДР АдмО, подписанный Начальником отдела, с указанием полных адресов получателей по форме:

Обработка документов

  • История делопроизводства
  • Инструкция по делопроизводству
  • Должностная инструкция
  • Адресат и адресование документа

Обработка документов

Документопотоки

Все документы организации делятся на три документопотока:

  • входящие (поступающие) документы, т.е. поступающие в организацию;
  • исходящие (отправляемые) документы;
  • внутренние документы.

Входящий документ (поступающий документ) — документ, поступивший в учреждение.

Исходящий документ (отправляемый документ) — официальный документ, отправляемый из учреждения.

Внутренний документ — официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.

Каждый из документопотоков имеет особенности обработки. Всегда следует помнить о том, что на особенности обработки влияет выбор формы организации работы с документами (централизованный, децентрализованный, смешанный).

Обработка входящих документов

К входящим документам относятся те, которые поступают из других организаций: вышестоящих, подчиненных, общественных, муниципальных, негосударственных, от депутатов и граждан. Например: законы, указы, постановления, решения, указания, инструкции, распоряжения, поручения, приказы, доверенности, договоры, письма (предложения, сопроводительные, гарантийные, рекламные, информационные, запросы и др.), факсограммы, сообщения, переданные по электронной почте, телеграммы, телефонограммы, телетайпограммы, отчеты о хозяйственной, финансовой, управленческой деятельности, докладные записки, акты, обращения граждан, запросы и обращения депутатов, ходатайства, коллективные обращения.

Обработка входящих документов включает:

  • прием и первичную обработку документов;
  • предварительное рассмотрение и распределение документов;
  • регистрацию;
  • рассмотрение документов руководством;
  • передачу на исполнение.

Первичная обработка документов

Прием и первичная обработка документов в организациях, в которые поступает большое количество документов, осуществляются службой делопроизводства, в небольших — секретарем. В очень крупных организациях (министерствах, концернах) в структуре службы ДОУ создаются специальные подразделения, осуществляющие прием документов, — экспедиции.

Входящие документы могут быть получены по почте, доставлены фельдъегерской связью, курьером, посетителями или переданы по электронной почте или по факсу.

Предварительное рассмотрение

После получения необходимо проверить правильность доставки корреспонденции. Если она доставлена не по адресу, ее необходимо переслать отправителю. Конверты вскрываются, за исключением с надписью «лично», оценивается физическое состояние документов (поврежденность текста, неполное получение факсимильного сообщения), проверяется наличие приложений. Как правило, конверты уничтожаются, за исключением случаев, когда по штемпелю на конверте можно установить дату отправления или получения документа или адрес отправителя. Тогда конверт подкалывают к документу. Если текст документа поврежден, отсутствуют приложения, то составляется акт. Один экземпляр акта вместе с полученными документами отсылается адресату. Заказные письма принимаются под расписку. Если документ имеет надпись «СРОЧНО», на нем проставляют время получения. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения входящей корреспонденции на документы, требующие специального рассмотрения руководством организации или структурных подразделений, для того, чтобы освободить руководителя от рассмотрения второстепенных вопросов, ускорить движение документов и их исполнение.

Распределение документов

Распределение входящих документов между руководством основано на приказе о распределении обязанностей между руководством, где закрепляются направления деятельности за каждым должностным лицом. Передача документов на рассмотрение руководящему составу организации производится исходя из важности содержания документа и в соответствии с функциями и компетенцией должностных лиц, которым документ направляется на рассмотрение на основании установленного в организации распределения обязанностей.

Регистрация документов

Учет входящих документов состоит в проставлении отметки о поступлении. Она включает учетный порядковый номер документа и дату поступления (при необходимости часы и минуты). Отметка проставляется в правом нижнем углу первого листа документа. Она может проставляться в виде штампа от руки или электрическим штемпелевателем. Факсимильное изображение документа имеет дату получения, поэтому в нем следует проставить лишь порядковый номер. Затем документы, подлежащие регистрации, вносятся в регистрационную форму, установленную в организации (журнал, карточка, электронная карточка).

Рассмотрение руководством

Рассмотрение документа руководством состоит в том, что соответствующее должностное лицо пишет на нем резолюцию, т.е. принятое им решение по информации, содержащейся в документе.

Резолюция переносится в регистрационную форму.

Передача на исполнение

Передача документа на исполнение осуществляется после рассмотрения его руководством.

Документы должны исполняться в срок, поэтому входящие документы обязательно передаются исполнителю в день его получения и регистрации или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

Если документ требует немедленного исполнения, он может быть передан непосредственно исполнителю, но обязательно с сообщением об этом руководителю.

Если документ предназначен к исполнению несколькими исполнителями, по согласованию с ответственным исполнителем, его передают поочередно каждому или для всех исполнителей, обозначенных в резолюции, или снимают ксерокопии. Всю работу по подготовке проекта документа организует ответственный исполнитель.

Таким образом, основными задачами обработки входящих документов являются:

  • проверка правильности доставки документов;
  • проверка целостности вложений и физического состояния полученных документов;
  • фиксация факта получения документов;
  • подготовка их к исполнению;
  • передача документов исполнителям.

Обработка исходящих документов

Исходящие — документы, созданные в пределах организации и отправляемые из нее в другие учреждения или частным лицам, приславшим обращение. Если организация имеет подчиненные учреждения, она может направлять в их адрес распорядительные документы (постановления, приказы, поручения), письма (информационные, гарантийные и др.). В вышестоящие организации направляют докладные записки, отчеты, справки, обзоры, письма, телеграммы, телефонограммы, факсы, сообщения, переданные по электронной почте.

Обработка исходящих документов включает:

  • составление чернового документа;
  • подготовку проекта документа;
  • его согласование (визирование);
  • удостоверение документа;
  • отправку документа.

За подготовку проекта исходящего документа отвечает исполнитель. Он координирует действия других исполнителей, указанных в резолюции. Ответственный исполнитель имеет право: созывать соисполнителей на рабочие совещания, требовать от них все необходимые материалы, устанавливать очередность работы между соисполнителями.

В процессе подготовки исходящего документа исполнитель самостоятельно осуществляет составление черновика, подготовку проекта документа, его согласование (визирование). Он должен принести в службу ДОУ проект документа, который требует проставления необходимых удостоверяющих реквизитов (подписи, даты подписания, исходящего регистрационного индекса, при необходимости грифа утверждения, печати). Документ может передаваться соответствующему должностному лицу через службу ДОУ или секретаря. Проект документа передается со всеми материалами, на основании которых он готовился. Если к проекту документа приложены замечания должностного лица (лиц), визирующего проект документа, они обязательно прикладываются к проекту.

Руководитель, ознакомившись с проектом документа, может сразу удостоверить его своей подписью, а может внести замечания, поправки и передать его на доработку. Тогда исполнитель дорабатывает документ в соответствии с замечаниями» вновь собирает визы согласования. Возврат проекта может повторяться, и каждый раз исполнитель должен повторять всю процедуру подготовки проекта документа от начала до конца.

Каждый работник службы ДОУ должен знать» что исполнитель приносит проект документа, полностью оформленный: напечатанный на соответствующем бланке, со всеми визами.

Основными задачами службы ДОУ при обработке исходящих документов являются:

  • проверка правильности оформления проекта документа в соответствии с установленными правилами;
  • проверка наличия удостоверяющих реквизитов;
  • проставление исходящего регистрационного индекса;
  • обработка документа для отправки.

Обработка отправляемой корреспонденции включает:

  • сортировку;
  • вложение в конверты;
  • адресование;
  • сдачу в отделение связи.

Принимая документы для отправки, обязательно нужно проверить:

  • правильность оформления документов (наличие подписи, даты, регистрационного индекса, отметку о категории отправления);
  • наличие приложений, указанных в отправляемом документе, и соответствие количества экземпляров количеству адресатов;
  • правильность адресования, наличие номера записи, если документ отправлялся по факсу.

Документы, направляемые в один адрес, могут быть вложены в один конверт.

На заказную корреспонденцию в делопроизводственной службе составляется опись рассылки, в конце которой проставляется фамилия сотрудника, ее подготовившего, и дата отправки.

Документы на машинных носителях принимаются только при наличии сопроводительного письма.

Все документы, исходящие из организации, должны быть обработаны и отправлены в тот же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня.

Обработка внутренних документов

К внутренним документам относятся докладные, объяснительные записки, протоколы, акты, заявления.

Обработка внутренних документов на этапах их подготовки и оформления проходит путь подготовки исходящих документов (составление черновика, подготовка проекта документа, его согласование (визирование), удостоверение, регистрацию, отправление), а на этапе исполнения — входящих документов (прием, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, передачу на исполнение).

Внутренние документы имеют ряд особенностей их обработки, которые определяются видовой принадлежностью документов:

  • проекты приказов обязательно визируются представителем юридической службы;
  • протокол не имеет этапа подготовки проекта, а также согласования и визирования.

Передача документов входящих, исходящих и внутренних может осуществляться:

  • фельдъегерской или курьерской связью;
  • секретарями;
  • с помощью технических средств.

Структурные подразделения некоторых организаций могут находиться в разных зданиях или районах города. В таких случаях рекомендуется организация доставки документов курьерами.

В пределах структурного подразделения наиболее рационально привлечь секретаря, который может забирать корреспонденцию из службы ДОУ, возвращать исходящие документы, подготовленные для отправки, и передавать документы на исполнение сотрудникам структурного подразделения.

Внедрение технических средств и компьютерных технологий позволило изменить процесс обработки документов. Ускорился процесс составления документа, так как внесение правок не требует перепечатки. Значительно сокращается и упрощается согласование (визирование) документа. Коренные изменения произошли в процессе получения и отправки документов с появлением факсов и электронной почты. Но следует помнить, что названные средства передачи в основном передают не документ, а информацию, изображенную на носителе. В настоящее время документ, переданный с помощью информационных и телекоммуникационных систем, может быть удостоверен электронной цифровой подписью. Только в этом случае он будет иметь юридическую силу.

Все документы должны передаваться с отметками о факте передачи в соответствующих регистрационных формах. Если документ передается из одного структурного подразделения в другое, минуя службу ДОУ, сотрудник, передававший документ, должен сообщить этой службе о факте передачи.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector